Zollprüfung

Es gleicht einem Alptraum. Ihr Schichtleiter ruft Sie an und bittet Sie, schnellstmöglich zu kommen. Schon an der aufgeregten Stimme am Telefon merken Sie, dass gerade etwas gewaltig schiefläuft. Bloß was nur? Hastig eilen Sie ins Stadion. Das Spiel soll in wenigen Stunden beginnen und eigentlich war alles durchgeplant. In Ihrem Kopf rattert es, um herauszufinden, was schiefgelaufen sein könnte. Gab es einen Sicherheitsvorfall, der Ihrer Firma den Auftrag hier im Stadion kosten könnte? Haben einige der Aushilfen wirklichen Bockmist gebaut? Hat die Stadionverwaltung Dinge verändert, so dass der Wachplan nicht mehr eingehalten werden kann?

Sie stürmen hastig durch die weitläufigen Gänge des Stadions und merken schnell, dass in den langen Fluren, an den Türen und Kontrollzonen keine Sicherheitsleute mehr stehen. ‚Hier läuft etwas gewaltig schief‘, denken Sie sich, denn eigentlich sollten Ihre Leute adrett in der schicken Uniform der Firma gekleidet jeden wichtigen Punkt im Stadion überwachen. Wenn die Stadionverwaltung davon erfährt, dann sind Sie geliefert, und die Konkurrenten in der Stadt haben schon lange nach diesem lukrativen Auftrag gegiert.

Endlich in der Vorhalle des Einsatzbüros angekommen, klappt Ihnen die Kinnlade herunter. Das ganze Personal versammelt. Die gesamte Aufmerksamkeit ist auf ein paar Männer in grün gerichtet, die sich gerade ernsthaft mit sichtlich nervösen Aushilfen unterhalten.

Der Zoll ist da!

Erleichtert kommt Ihr Schichtleiter auf Sie zu und ruft lautstark: „Chef, endlich sind Sie da! Tun Sie was! So können wir nicht arbeiten!“

Etwas verdutzt dreht sich einer der Zollbeamten um und fragt Sie, ob Sie der Chef seien. Langsam bildet sich Schweiß auf Ihrer Stirn. Der Zollbeamte hingegen scheint eher gelangweilt und vielleicht ein wenig genervt, während er Sie mustert.

„Haben Sie hier etwas zu verbergen? Sie scheinen mir ein wenig nervös und Ihr Schichtleiter war bis jetzt auch keine große Hilfe…“, tönt die dunkle Stimme des grünen Mannes.

Natürlich nicht, stammeln Sie etwas verwirrt und ahnen schon, dass der Abend heute nicht mit dem gemütlichen Ansehen des Spiels im Wohnzimmer und einem kühlen Bier in der Hand ausklingen wird. Stattdessen folgen Sie dem Beamten besorgt in das kleine Büro.

Das Erzählen von Geschichten einmal beiseite: Treibt Ihnen diese Entwicklung auch den Schweiß auf die Stirn? Wenn ja, dann sollten Sie die folgenden Absätze ganz genau lesen, da wir Ihnen hier einige praktische Tipps geben wollen, um eine Schwarzarbeitskontrolle ohne Vorladung zum Richter und natürlich möglichst ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs zu bestehen.

Hat diese Geschichte bei Ihnen Fragen aufgeworfen? Warum konnte der Schichtleiter die Kontrolle nicht ohne den Chef durchstehen? Warum kam der gesamte Betrieb zum Erliegen? Warum war der Chef so nervös? Was hätte besser laufen können?

Kurz gesagt: Vorbereitung ist alles.

Wenn Ihnen dies als Antwort genügt und Sie gerade eine Liste von Dingen durchgegangen sind, die Sie geistig abgearbeitet haben, um eine Kontrolle durch den Zoll gut zu überstehen, dann freuen wir uns für Sie und attestieren Ihnen, dass Sie besser vorbereitet sind, als 99% Ihrer Konkurrenten.

Gehören Sie also zu dem 1% der Vorbereiteten, denen selbst der griesgrämigste Beamte in ganz Deutschland keinen Stein in den Weg legen könnte, dann haben wir Ihnen wahrscheinlich nicht allzu viel Neues zu erzählen. Vielleicht haben wir aber dennoch etwas für Sie.

Die restlichen Unternehmer, die schon beim Lesen der Einführung Angstperlen auf der Stirn hatten und daran gedacht haben, dass sie mindestens genauso dastehen würden wie unser fiktiver Chef, dann sollten Sie aufmerksam weiterlesen. Es lohnt sich.

Dieser Artikel ist natürlich keine Anleitung dafür, wie man sich bei einer Kontrolle durch den Zoll schummeln und so seine Mitarbeiter schwarz beschäftigen kann. Schwarzarbeit lohnt sich nicht – besonders in einem Gewerbe der Sicherheitsbranche. Eines Tages werden Sie mit 100%ger Sicherheit kontrolliert und egal, wie sicher Sie sich fühlen, die Beamten sind nicht auf den Kopf gefallen und haben alle Ausreden, warum Dimitry nicht angemeldet ist und keinen Personalausweis dabei hat, schon in hundert anderen Betrieben gehört. Solche Geschichten sind das tägliche Brot dieser Kontrolleure, und Ausreden bringen Ihnen nur noch mehr Ärger ein.

Wir wollen natürlich keinem unserer Leser hier unterstellen, die Absicht zu hegen, Schwarzarbeiter zu beschäftigen. Sicherlich haben aber auch Sie sich schon einmal bei dem Gedanken ertappt, den neu eingestellten Mitarbeiter direkt in die laufende Schicht zu nehmen, weil gerade „so viel los ist“ und jede Hand gebraucht wird. Hoffentlich hat Ihnen die Vernunft an diesem Punkt Einhalt geboten. Egal, wie verführerisch es Ihnen scheint, jemanden unangemeldet, am besten auch noch komplett ohne Arbeitsvertrag zu beschäftigen; es ist ein Spiel mit hohem Risiko und sollte tunlichst vermieden werden.

Seien Sie sich bewusst, dass Sie sehr viel Verantwortung tragen und gesetzliche Vorschriften zwingend eingehalten werden müssen. Wir können es wahrscheinlich nicht genug betonen, dass Sie als Chef in Ihrer Firma die einzige Person sind, die die Kontrolle darüber hat, ob Ihre Betriebsabläufe reibungslos sind und die Zollbeamten nach einem Kaffee und einem entspannten Gespräch zufrieden in den Feierabend gehen oder mit ernster Miene die Hälfte Ihrer Belegschaft erst einmal in Gewahrsam genommen wird, weil niemand wusste, dass man seinen Personalausweis auf der Arbeit mit sich führen sollte.

Es gibt genügend Horrorgeschichten im Internet darüber, was so alles bei einer Kontrolle durch den Zoll schiefgehen kann. Manchmal bringt einen die Lektüre über die Unbeholfenheit einiger Geschäftsführer zum Schmunzeln, andere Male sitzt man da und denkt, dass dasselbe Szenario genauso bei einem selbst hätte ablaufen können.

Glücklicherweise ist es jedoch möglich, sich adäquat auf eine Kontrolle vorzubereiten und diese – wenn auch mitunter leicht stressbehaftet – problemlos zu überstehen, um danach wieder zur Routinearbeit überzugehen. Die Welt ist eben doch meist fair und läuft gerecht ab, wenn Sie sich an vorgegebene Regeln und Gesetzmäßigkeiten halten.

Haben Sie schon einmal mit dem Gedanken gespielt, ob man solchen Kontrollen auch ganz aus dem Weg gehen könnte? Ja? Wenn Sie sehr, wirklich sehr viel Glück haben, dann werden Sie vielleicht nicht dieses, nächstes oder übernächstes Jahr kontrolliert; doch die Wahrscheinlichkeit arbeitet hier beständig gegen Sie. Einer Kontrolle aus dem Weg zu gehen, ist unter normalen Umständen auf Dauer unmöglich. Eines Tages trifft es jeden. Diejenigen, die auffällig sind und den Behörden Probleme bereiten, werden natürlich häufiger kontrolliert.

Was bleibt also zu tun? Ganz einfach: Bereiten Sie sich richtig auf eine Kontrolle durch den Zoll vor. Konkret heißt es dazu immer, die folgenden Dinge bereitzuhalten:

1. Halten Sie einen Schichtplan vor, auf dem alle Mitarbeiter, die für Schicht vorgesehen sind, eingetragen sind, inklusive der Springer, falls Sie solche beschäftigen.
2. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, immer ein Ausweisdokument mit sich zu führen, damit der Zoll zweifelsfrei feststellen kann, wer gerade arbeitet. (Besonders wichtig in der Gastronomie, dem Baugewerbe, dem Reinigungsgewerbe etc.) Denken Sie daran, dass Sie in bestimmten Gewerben verpflichtet sind, Ihre Mitarbeiter schriftlich darauf hinzuweisen, ein Ausweisdokument mit sich zu führen.
3. Eine Arbeitsstundenübersicht für die Mindestlohnkontrolle, d.h. eine Übersicht, aus der für den Beamten ersichtlich ist, ob zum Beispiel Überstunden geleistet werden und wie diese vergütet werden, damit geprüft werden kann, ob der Mindestlohn nicht unterschritten wird.
4. Einen ausdruckbaren Personalbogen mit Angaben und Nachweisen zur Höhe der Entlohnung, Lohnunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsanmeldungen, Arbeitsverträge, steuerfreie Zuschläge, Verträge mit Sub-Unternehmen, Nebeneinkommensbescheinigungen bei Bezug von Sozialleistungen. Sie sind gesetzlich verpflichtet, dem Zoll im Rahmen der Möglichkeiten Daten zeitnah zur Verfügung zu stellen.

   Während die ersten beiden Punkte direkt notwendig sind, brauchen sie Punkt 3 und 4 nur entsprechend vorzubereiten, falls Zollbeamten nach diesen Daten fragen. Bereiten Sie am besten ein zusammenfassendes Datenblatt vor, zu dem Sie dann eventuell noch geforderte Nachweise erbringen.

Hier nun allgemeine organisatorische Dinge, die Ihnen vor Ort bei einer Schwarzarbeitskontrolle helfen können:

1. Benennen Sie eine Person vor Ort, die berechtigt ist, dem Zoll Auskünfte zu erteilen oder Dokumente auszuhändigen, am besten den verantwortlichen Schichtleiter und seinen Vertreter, und weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, diese Personen über eine Kontrolle unverzüglich zu informieren.
2. Weisen Sie alle Mitarbeiter an, sich den Beamten gegenüber kooperativ zu verhalten, um die Kontrolle so einfach wie möglich zu gestalten.
3. Der verantwortliche Schichtleiter oder sein Stellvertreter sollte die Beamten bei der Kontrolle begleiten und am Ende der Kontrolle ein Gedächtnisprotokoll anfertigen.
4. Sorgen Sie dafür, dass auch bei Veranstaltungen und anderen, außerhalb des Firmengebäudes stattfindenden Arbeiten die Möglichkeit gegeben ist, dem Zoll die benötigten Informationen zu geben (Mitführen eines Schichtplans und grundlegender Datenblätter über die Mitarbeiter)
5. Führen Sie regelmäßig „Schulungen“ durch, damit die oben genannten Anregungen nicht in Vergessenheit geraten und Probleme vermieden werden.
6. Lassen Sie keine Aushilfen unangemeldet arbeiten. Zwar ist es möglich, einmalig Aushilfen vor Ort zu beschäftigen, ohne diese erst angemeldet zu haben (mit Ausnahme der sofort meldepflichtigen Gewerbe), aber besonders in Fällen, in denen Sie einen reibungslosen Betrieb gewährleisten müssen, kann eine unangemeldete Aushilfe Verzögerungen auslösen, da zum Beispiel der Schichtleiter länger aufgehalten wird und sich so nicht um das Tagesgeschäft kümmern kann.
7. Im Zweifelsfall sollten Sie bei einer Kontrolle nicht zögern, umgehend Ihren Anwalt zu Rate zu ziehen, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie sich weiter verhalten sollen. Grundsätzlich sollten Sie aber den Zoll nicht behindern und geforderte Unterlagen bereitstellen, um weitere Probleme zu vermeiden.
8. Klare Strukturen und Organigramme werden Ihnen bei jeder Kontrolle und auch bei der eigenen betrieblichen Organisation helfen.
   Wenn Sie die oben genannten Anregungen bzw. Tipps befolgen, steht einer „entspannten“ Zollkontrolle eigentlich nichts entgegen, und Sie können hoffentlich alsbald den Normalbetrieb wieder aufnehmen.

Natürlich sollten Sie auch alles in Ihrer Macht stehende tun, um die Vorschriften und Regeln einzuhalten, damit die Beamten nichts zu beanstanden haben. Auch wenn es nicht beabsichtigt ist, schaffen es jedes Jahr viele Firmen nicht durch die Kontrollen und werden dafür teilweise mit hohen Geldstrafen belegt. Zum Beispiel kann ein Verstoß gegen die Meldepflicht von Arbeitnehmern bei der Sozialversicherung schnell einige tausend Euro Geldstrafe nach sich ziehen.

Fazit: Nehmen Sie mögliche Kontrollen ernst, denn Ihnen können bei zu grober Fahrlässigkeit nicht nur eine Geldstrafe, sondern auch das Aus für Ihren Betrieb drohen. Betreiben Sie deswegen Vorsorge und bereiten Sie sich vor!