Veröffentlicht am: 05.02.2018
Geschäftsführer der Dienstplanmacher, Teilhaber der Simon Schneider & Olaf Herrigt GbR
„Kerngeschäft statt Telefonitis“
Marcus Heide im Interview mit
Simon Schneider · Geschäftsführer der Dienstplanmacher, Teilhaber der Simon Schneider & Olaf Herrigt GbR
Simon Schneider über die Vorzüge der webbasierten Personaleinsatzplanung.
Marktplatz Sicherheit: Herr Schneider, Ihre Firma Dienstplanmacher bietet seit vielen Jahren sehr erfolgreich eine serverbasierte Lösung für die Personaleinsatzplanung (PEP) bei Sicherheitsdienstleistern an. Dabei betonen Sie immer wieder, dass es sich um ein Online-System handelt. Mit Verlaub: Ist das denn etwas Besonderes? Die ganze Welt ist doch inzwischen online.
Simon Schneider: Dann kennen Sie die deutschen Sicherheitsdienstleister nicht. Die Online-PEP ist längst noch nicht Standard. Wir beobachten erst seit etwa zwei Jahren, dass Änderungsprozesse in Gang kommen. Aber in der Tat sind die meisten Wachschutzfirmen noch offline – übrigens unabhängig von ihrer Größe.
Woran liegt das?
Schwer zu sagen. Vermutlich ist es eine Frage der Generation. Wir zumindest haben die Erfahrung gemacht, dass es einfacher ist, jüngere Unternehmer vom Mehrwert des Systems zu überzeugen. Tatsächlich kommen von dort auch die meisten Anfragen in Eigeninitiative. Ich bin sicher, dass es nur eine Frage der Zeit ist, bis auch bei der PEP Online-Lösungen die Nase vorn haben.
Wie funktioniert Ihre Online-PEP „Sec|Plan|Net“?
In wenigen Worten ausgedrückt: Der Disponent erstellt für die jeweilige Veranstaltung oder das Objekt eine Schicht im System und definiert den Personalbedarf. Die Software kann nun auf Grund verschiedener Informationen die Planung unterstützen und mögliche Mitarbeiter vorauswählen. Der Termin erscheint in der Übersichtsliste in der App oder im Webportal auf dem Rechner. Die auf diesem Weg ausgewählten Mitarbeiter können dann direkt eine Rückmeldung geben, ob sie an diesem Tag zur Verfügung stehen oder nicht.
Worin besteht nun dieser Mehrwert, von dem zu überzeugen so schwer ist?
Das erkläre ich am liebsten damit, wie ich überhaupt auf die Idee gekommen bin. 2004 habe ich selbst als Disponent die Veranstaltungsplanung bei einem großen Münsteraner Sicherheitsdienstleister übernommen. Im Laufe des folgenden Jahres stieg die Mitarbeiterzahl des Unternehmens stetig, was dazu führte, dass ich immer mehr telefoniert habe. Es kamen unaufhörlich An- und Nachfragen zu geplanten Einsätzen. Und das hielt mich von meinen eigentlichen Kerntätigkeiten ab. Bis heute ist das die große Herausforderung der Einsatzdisponenten: Rund 80 Prozent ihrer Zeit hängen sie am Telefon, um potenzielle Mitarbeiter nach ihrer Verfügbarkeit zu fragen und ihnen die Grunddaten des Einsatzes mitzuteilen. Besonders in der Veranstaltungssicherheit ist das Alltag – und wahrlich nicht effizient.
Ihr Geistesblitz: die Disposition zu vereinfachen, indem man den Planungsprozess umdreht?
Ganz genau. Jeder hat heute ein Smartphone. Unsere App zeigt die Daten der kommenden Einsätze an, und potenzielle Mitarbeiter können sich dort eintragen. Mehr ist es letztlich nicht – also ziemlich simpel in der Bedienung. Aber natürlich steckt eine riesige Informations- und Planungsleistung dahinter. Es gibt zum Beispiel elektronische Mitarbeiterakten. Mit diesen Daten lassen sich die geeigneten Mitarbeiter nach Personalbedarf, Qualifikation und individuellen Anforderungen – etwa zum Unterbinden oder Fördern fester Einsatzgruppen für bestimmte Aufträge – selektieren. Die Verfügbarkeitsprüfung erfolgt durch Abgleich mit der vom Personal angegebenen Leistungsbereitschaft und einer digitalen Anfrage über das webbasierte Portal. Die Rückmeldung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommt dann interaktiv wiederum über die App.
Weitere Funktionen…
…sind das Veranstaltungsmanagement und – wenn gewünscht – die integrierte Zeiterfassung, die direkt an die Lohnbuchhaltung andockt. Auf diese Weise hat der Sicherheitsdienstleister schon vor der eigentlichen Veranstaltung die genauen Einsatzkosten in Form der Bruttolohnberechnung auf dem Schirm und kann so seinen Deckungsbeitrag vorkalkulieren. Mit all den umfangreichen Funktionen und Möglichkeiten sind wir bislang allein auf dem deutschen Markt.
Nennen Sie doch mal ein mögliches Anwendungsbeispiel aus der Praxis.
Nehmen wir ein Fußball-Bundesligaspiel im Stadion, für das der beauftragte Sicherheits-Dienstleister 700 Mitarbeiter benötigt, davon viele, viele 450-Euro-Kräfte. Geforderte Qualifikationen sind Sicherheits-Unterrichtung, Sachkundeprüfung, DFB-Schulung, Einsatzzeiten. Gesucht werden Funktionen für Tätigkeiten wie Ticket- und Taschenkontrolle, Gruppen- und Einsatzleitung. Die Mitarbeiter tragen sich ein, und das System stellt den aktuellen Stand der Besetzung farblich dar: Gibt es genügend Leute, die über die notwendige Sachkunde verfügen und sich zugleich als Abschnittsleiter eignen, leuchtet es grün. Anderenfalls gelb – es fehlen nur ein paar mehr – oder rot: noch nicht mit der Planung begonnen, oder akuter Personalmangel!
Letztlich müssen Sicherheitsfirmen, gerade bei Sportveranstaltungen, oft auf die Dienste von Subunternehmen zurückgreifen. Wie ist das mit der webbasierten PEP abgestimmt?
Wenn alle kooperierenden Firmen mit unserem System arbeiten, genügen auch hier wenige Klicks: Kannst du mir bitte 50 Mitarbeiter für das nächste Spiel stellen? Es erfolgt die Übertragung der Einsatz- und Schichtpläne zur Partnerfirma. Oder es wird der gegenseitige Zugriff auf bestimmte Dokumente für bestimmte Einsätze gestattet. Alles höchst komfortabel. Dienstausweise können aus der Software gedruckt und für eine große Zahl von Mitarbeitern vorbereitet werden.
Bei der Objektsicherheit sind weitaus mehr festangestellte Vollzeitkräfte im Einsatz als im Veranstaltungsschutz. Macht die Online-PEP auch da Sinn?
Die App-Funktionen sind ja letztlich die gleichen. Es werden Schichten bestätigt und Qualifikationen abgeglichen. Die Zeiterfassung übernimmt die Dienstantrittskontrolle, Resturlaub kann angezeigt und Soll- mit Ist-Daten verglichen werden. Das hat übrigens nicht nur für den Arbeitgeber Vorteile, sondern auch für die Arbeitnehmer. Auf Grund der Transparenz haben auch die Sicherheitskräfte alles im Blick.
Wie erfolgt die Vergütung Ihrer Online-PEP?
Wir setzen auf Nutzungslizenzen auf Grundlage der Zahl der verwalteten Mitarbeiter. Die Laufzeit beträgt mindestens drei Monate.
Interviewpartner Simon Schneider ist zusammen mit Olaf Herrigt Inhaber der Firma Dienstplanmacher. Mehr Infos zur webbasierten Personaleinsatzplanung auf www.dienstplanmacher.de.
